Der Entwickler ist weg?
So sichern Sie Shop oder Website.

Die ersten Schritte

Egal ob Krankheit, Funkstille oder Insolvenz: Zuerst geht es darum, den Ist-Zustand zu sichern. Solange Ihre Website läuft, haben Sie Zeit – nutzen Sie sie, bevor ein Update fällig wird oder etwas ausfällt.

1. 1Zugänge inventarisierenListen Sie auf, wo Sie sich selbst anmelden können: Hosting-Kundenmenü, Domain, Admin-Konto von Shop oder CMS, Server (SFTP/SSH), Datenbank, Zahlungsanbieter, Google-Konten, Lizenzportale von Plugins und Erweiterungen. Prüfen Sie jeden Zugang einmal. Was fehlt, beschreibt der Ratgeber Zugangsdaten zurückholen.
2. 2Klären, was wo liegtAuf welchem Server läuft die Seite, wer ist dort Vertragspartner? Auf wen ist die Domain registriert? Wo liegen die E-Mail-Postfächer? Gibt es ein Git-Repository, etwa bei GitHub, GitLab oder Bitbucket? Welches System in welcher Version läuft, zeigt der Versions-Check.
3. 3Eigene Backups ziehenLaden Sie, falls Sie Zugang haben, eine vollständige Kopie herunter: alle Dateien und einen Export der Datenbank. Viele Hoster bieten das im Kundenmenü an. Speichern Sie die Kopie außerhalb des Servers. Ein Backup bei der Agentur nützt Ihnen nichts, wenn Sie nicht herankommen.
4. 4Schriftlich nachfragenSchreiben Sie dem Entwickler oder der Agentur und bitten Sie mit Frist um Herausgabe von Zugängen, Code und Dokumentation. Das ist fair – vielleicht liegt nur eine Erkrankung vor – und schafft Klarheit für die nächsten Schritte. Vorlagen finden Sie unter Musterschreiben.
5. 5Laufende Kosten prüfenLaufen Hosting, Domain oder Lizenzen über die Rechnung des Dienstleisters? Dann kann es passieren, dass Verträge auslaufen, weil niemand bezahlt. Notieren Sie Ablaufdaten und sprechen Sie mit dem Hoster, ob Sie den Vertrag übernehmen können.

Wenn die Agentur insolvent ist

Ob ein Verfahren läuft, können Sie im amtlichen Portal insolvenzbekanntmachungen.de nachsehen. Dort steht in der Regel auch, wer als (vorläufiger) Insolvenzverwalter bestellt ist.

Ihr Ansprechpartner ist der Insolvenzverwalter. Mit der Eröffnung des Verfahrens geht das Recht, das Vermögen der Agentur zu verwalten und darüber zu verfügen, auf ihn über (§ 80 InsO). Absprachen mit dem früheren Geschäftsführer helfen dann oft nicht mehr weiter. Schreiben Sie den Verwalter an, nennen Sie Ihr Projekt und was Sie brauchen.

Eigene Gegenstände herausverlangen – Aussonderung: Wer aufgrund eines dinglichen oder persönlichen Rechts geltend machen kann, dass ein Gegenstand nicht zur Insolvenzmasse gehört, kann dessen Aussonderung verlangen (§ 47 InsO). Ob das bei Ihrem Code, Ihrer Domain oder Ihren Daten greift, hängt davon ab, was Ihr Vertrag regelt und wem die Dinge rechtlich zustehen. Das ist eine Frage für einen Anwalt, nicht für einen Ratgeber.

Ihre Kundendaten: Hat die Agentur personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, etwa auf einem von ihr betriebenen Server, sind Sie datenschutzrechtlich der Verantwortliche. Ein AV-Vertrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung) muss vorsehen, dass die Daten nach Ende der Leistung nach Ihrer Wahl zurückgegeben oder gelöscht werden (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Legen Sie den Vertrag dem Insolvenzverwalter vor.

Laufende Verträge: Bei gegenseitigen Verträgen, die zur Zeit der Eröffnung von beiden Seiten noch nicht vollständig erfüllt sind, kann der Insolvenzverwalter wählen, ob er sie erfüllt (§ 103 InsO). Rechnen Sie also nicht fest damit, dass die Betreuung weiterläuft.

Kein Rechtsrat: Insolvenzrecht ist kompliziert, und es kommt auf Ihren Vertrag an. Die Hinweise oben sollen Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Lassen Sie sich bei einer Insolvenz Ihres Dienstleisters anwaltlich beraten – besonders, wenn Domain oder Hosting auf dessen Namen laufen.

Das größte Risiko: Domain und Hosting auf dem Namen der Agentur

Läuft der Server-Vertrag auf die Agentur und wird nicht mehr bezahlt, kann der Hoster ihn kündigen – und Ihre Website ist weg. Ist die Agentur als Inhaber Ihrer Domain eingetragen, müssen Sie die Übertragung erst durchsetzen, bevor Sie frei wechseln können.

Prüfen Sie deshalb sofort, auf wen Domain und Hosting laufen. Bei .de-Domains von Unternehmen zeigt die DENIC-Domainabfrage den Inhaber inzwischen wieder öffentlich an. Wie Sie eine Domain zurückholen, steht im Ratgeber Domain und Authcode, die Eigentumsfragen im Ratgeber Wem gehört die Website?.

Bus-Faktor 1: Das Risiko kleiner Dienstleister

Der Bus-Faktor beschreibt, wie viele Menschen ausfallen müssen, bis ein Projekt stillsteht. Bei vielen Shops und Websites ist er 1: Ein Freelancer oder ein Entwickler in einer kleinen Agentur hat alles gebaut, kennt alle Passwörter und hat nichts aufgeschrieben.

Das ist kein Vorwurf an Einzelkämpfer. Viele arbeiten sehr gut. Aber Krankheit, Urlaub, ein neuer Job oder schlicht Überlastung lassen sich nicht ausschließen. Typische Zeichen für einen Bus-Faktor 1:

• ✓Sie kennen nur einen Namen, keine Vertretung.
• ✓Zugangsdaten liegen nur beim Entwickler, nicht bei Ihnen.
• ✓Es gibt kein Git-Repository und keine Testumgebung – Änderungen gehen direkt auf den Live-Server.
• ✓Eigene Plugins oder Erweiterungen sind nicht dokumentiert.
• ✓Auf die Frage „Was passiert, wenn Sie ausfallen?“ gibt es keine konkrete Antwort.

Wie Ihre Betreuung insgesamt dasteht, zeigt der Agentur-Check in wenigen Minuten.

Wie eine neue Betreuung ein System ohne Dokumentation übernimmt

Fehlende Dokumentation ist ärgerlich, aber selten ein Hindernis. Aus Code und Konfiguration lässt sich der Aufbau zu großen Teilen rekonstruieren, wenn man sie systematisch ausliest. Nicht daraus ablesbar sind Konten und Zugänge bei Drittanbietern sowie die Gründe für frühere Entscheidungen – die fragen Sie, wo möglich, beim bisherigen Entwickler nach. Eine saubere Übernahme läuft so:

1. 1Code und Datenbank sichernVollständige Kopie aller Dateien und der Datenbank, bevor irgendetwas geändert wird.
2. 2Git-Repository anlegenDer aktuelle Stand wird versioniert. Ab dann ist jede Änderung nachvollziehbar und lässt sich zurücknehmen.
3. 3Code einlesenEigene Erweiterungen, Templates, Anpassungen am Kern, geplante Aufgaben (Cronjobs), Schnittstellen zu Warenwirtschaft, Versand oder Zahlung: Was macht welcher Teil, und wo wurde vom Standard abgewichen?
4. 4Abhängigkeiten und Lizenzen inventarisierenWelche Plugins und Bibliotheken in welcher Version? Welche sind kostenpflichtig, und auf wen läuft die Lizenz? Welche bekommen keine Updates mehr?
5. 5Testumgebung aufsetzenEine Kopie des Systems, auf der Updates und Änderungen erst geprüft werden. Erst danach geht etwas live.
6. 6Dokumentation schreibenAus den gesammelten Erkenntnissen entsteht die Doku, die bisher fehlte: Aufbau, Zugänge, Besonderheiten, Update-Weg. Sie gehört Ihnen.

Vorsorge: Damit das nicht wieder passiert

Diese Punkte sollten Sie bei jeder Betreuung einfordern, egal bei wem:

Wie wir helfen

Wir übernehmen Shops und CMS-Websites, die niemand mehr betreut – auch ohne Dokumentation. Unsere Agenten lesen Code und Konfiguration ein und erstellen die fehlende Dokumentation selbst. Jede Änderung läuft zuerst auf einer Testumgebung, der Prüf-Agent – unser Agent, der jede Änderung vor der Freigabe testet – prüft sie, ein Mensch gibt frei. Die Betreuung hängt nicht an einer einzelnen Person und läuft rund um die Uhr.

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Beim Abspielen lädt das Video von YouTube (Google).Datenschutz

Die erste Wunsch-Änderung ist kostenlos und ohne Betreuungsvertrag, meist innerhalb von 24 Stunden. Nur für den Zugriff auf personenbezogene Daten schließen wir vorher einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Danach läuft die Betreuung zur festen Monatspauschale, monatlich kündbar, Updates, Fehlerbehebung und Sicherheit inklusive. Wir betreuen alle gängigen Shopsysteme und CMS – von Shopware bis TYPO3. Erstgespräch mit Martin, unserem KI-Berater, unter Kontakt; mehr Ratgeber unter Agentur wechseln.