Agenturwechsel-Checkliste:
Die komplette Übergabe für Shop oder CMS.

So nutzen Sie diese Checkliste

Die Liste ist nach Bereichen sortiert. Für jeden Punkt klären Sie zwei Fragen: Wer ist Inhaber? Und haben Sie selbst Zugang? Ideal ist: Sie sind Inhaber, die Agentur ist nur Nutzer. Dann ist der Wechsel gut planbar.

Fangen Sie an, solange die Zusammenarbeit noch läuft. Eine Agentur, die noch Rechnungen schreibt, gibt Zugänge leichter heraus als eine, der Sie gerade gekündigt haben. Welche Zugangsdaten Ihnen zustehen, steht im Ratgeber Zugangsdaten von der Agentur, wem Code und Inhalte gehören, unter Wem gehört die Website?

Sie möchten die Liste abhaken? Es gibt sie auch zum Ausdrucken.

1. Domain und DNS

Die Domain ist der wichtigste Punkt. Wer sie verwaltet, entscheidet, wohin Website und E-Mails laufen. Bei .de-Domains fragen Sie beim bisherigen Provider den AuthInfo-Code (auch Authcode genannt) an, mit dem der neue Provider die Domain übernimmt. Mehr dazu im Ratgeber Domain und AuthInfo-Code.

• ✓Domaininhaber: Steht Ihre Firma als Inhaber im Vertrag mit dem Registrar – oder die Agentur?
• ✓Registrar und Kundenkonto: Bei welchem Anbieter liegt die Domain, und haben Sie einen eigenen Zugang?
• ✓AuthInfo-Code: Lässt sich der Code für den Providerwechsel anfordern? Bei Domains außerhalb von .de heißt er oft Transfer- oder EPP-Code.
• ✓Alle Domains: auch Tippfehler-Domains, Länderdomains und alte Domains mit Weiterleitungen.
• ✓DNS-Zone: ein Export aller Einträge (A, AAAA, CNAME, TXT) – inklusive SPF, DKIM und DMARC sowie Verifizierungen für Google oder Microsoft.
• ✓E-Mail: Wohin zeigen die MX-Einträge? Wer betreibt die Postfächer, und wer hat dort Admin-Rechte?
• ✓Laufzeit und Verlängerung: Wann verlängert sich die Domain, und auf wessen Rechnung?

2. Hosting und Server

Der Server ist der zweite Engpass. Läuft der Vertrag auf die Agentur, müssen Sie umziehen oder den Vertrag übernehmen. Klären Sie:

• ✓Vertragsinhaber: Wer ist Kunde beim Hoster – Sie oder die Agentur? Gibt es einen eigenen Zugang zum Kundenkonto?
• ✓SSH und SFTP: eigene Zugänge für Sie, nicht nur ein geteilter Agentur-Zugang.
• ✓Datenbank: Zugangsdaten, Version und ein aktueller Export.
• ✓Cronjobs und Hintergrundprozesse: Welche Aufgaben laufen zeitgesteuert, und wo sind sie eingerichtet?
• ✓SSL-Zertifikate: Woher kommen sie, und erneuern sie sich automatisch?
• ✓PHP- und Server-Versionen: Was läuft heute, und was verlangt Ihr System? Der Versions-Check hilft bei der Einordnung.
• ✓Backups: Wo liegen sie, wie lange werden sie aufbewahrt, und wurde eine Wiederherstellung schon einmal getestet?

3. Code und Deployment

Ohne Code keine Weiterentwicklung. Ein Download per FTP ist besser als nichts, aber erst das Repository zeigt, was wann geändert wurde.

• ✓Git-Repository: kompletter Quellcode mit Historie – idealerweise in einem Konto, das Ihnen gehört (GitHub, GitLab, Bitbucket).
• ✓Build und Deployment: Wie kommt eine Änderung live? Beim Build werden aus dem Quellcode die lauffähigen Dateien erzeugt, beim Deployment kommen sie auf den Server – oft automatisiert über Pipelines, also fest hinterlegte Abläufe. Klären Sie Skripte, Pipelines und Zugangsdaten für die Deployment-Werkzeuge.
• ✓Testumgebung (Staging): Gibt es eine, und wo läuft sie?
• ✓Lockfiles: Dateien wie composer.lock, package-lock.json oder pnpm-lock.yaml, die festhalten, welche Versionen aller Bibliotheken genau installiert sind – zusammen mit composer.json bzw. package.json.
• ✓Eigene Erweiterungen: alle selbst entwickelten Module, Plugins, Extensions und Themes – mit Quellcode, nicht nur als installierte Dateien.
• ✓Konfiguration: Umgebungsdateien wie .env oder env.php, ohne die die Installation nicht startet.

4. Lizenzen und Konten

Gekaufte Erweiterungen hängen fast immer an einem Konto beim Hersteller oder Marktplatz. Liegt dieses Konto bei der Agentur, verlieren Sie nach dem Wechsel womöglich Updates. Typische Stellen:

• ✓Plugin- und Theme-Lizenzen: Liste aller gekauften Erweiterungen mit Hersteller, Laufzeit und Konto, auf das sie laufen.
• ✓Shopware Account: Auf welchem Account ist der Shop registriert, und wo liegen die Plugin-Lizenzen? Shopware sieht im Shopbetreiberbereich einen Assistenten vor, mit dem sich Shop und Lizenzen auf einen anderen Account übertragen lassen.
• ✓Magento: Die Composer-Keys für repo.magento.com stammen aus einem Commerce-Marketplace-Account. Läuft er auf die Agentur, erzeugen Sie eigene Keys.
• ✓WooCommerce.com: Abonnements für Erweiterungen lassen sich zwischen Konten übertragen.
• ✓Envato und ThemeForest: Kaufnachweis (Purchase Code) und Konto. Eine Standard-Lizenz gilt für ein Endprodukt.
• ✓System-Lizenzen: Bei kommerziellen Editionen wie Shopware-Plänen, Adobe Commerce oder OXID Professional und Enterprise auch Vertrag und Vertragspartner prüfen.
• ✓Zahlungsanbieter: Händlerkonten bei PayPal, Stripe, Mollie, Klarna oder Ihrer Bank – Vertragsinhaber, API-Keys, Webhooks.
• ✓Versand: Konten bei DHL, DPD, GLS oder Sendcloud, Zugangsdaten der Versandmodule.

5. Marketing und Daten

Bei Google und Meta gibt es Inhaber und Nutzer. Inhaber oder Administratoren können andere hinzufügen und entfernen – Nutzer nicht. In der Google Search Console etwa können nur Inhaber Berechtigungen vergeben. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Firma bei jedem Konto die höchste Rolle hat:

• ✓Google Ads: Admin-Zugang für Ihre Firma. Prüfen Sie auch, ob ein Verwaltungskonto (MCC) der Agentur die Inhaberschaft hält.
• ✓Google Analytics: Rolle Administrator auf Kontoebene, nicht nur auf Property-Ebene.
• ✓Google Tag Manager: Administrator im Konto und Veröffentlichen-Recht im Container.
• ✓Google Search Console: Inhaber der Property. Ein verifizierter Inhaber ist an einen Nachweis auf der Website gebunden, ein delegierter Inhaber lässt sich von anderen Inhabern entfernen.
• ✓Google Merchant Center: Super-Admin- oder Admin-Zugang für Ihre Firma.
• ✓Meta (Facebook, Instagram): Business-Portfolio, Werbekonto, Pixel – Inhaber ist Ihre Firma, die Agentur ist Partner.
• ✓Consent-Tool: Wer hat das Konto beim Anbieter, und wer zahlt die Lizenz?
• ✓Newsletter: Konto beim Versanddienst, Empfängerlisten mit Einwilligungsnachweisen, Vorlagen.

6. Schnittstellen

Schnittstellen fallen oft erst auf, wenn sie nicht mehr laufen. Lassen Sie sich jede einzelne zeigen:

• ✓ERP und Warenwirtschaft: Anbindung, Zugangsdaten, wer die Schnittstelle gebaut hat und wer sie betreibt.
• ✓PIM: Produktdaten-System, Importwege, Zeitpläne.
• ✓Marktplätze: Amazon, eBay, Otto oder Kaufland – Verkäuferkonten, Anbindung, Feeds.
• ✓API-Keys: Liste aller Schlüssel mit Dienst, Inhaber und Ort, an dem sie hinterlegt sind.
• ✓Feeds und Exporte: Preissuchmaschinen, Google Shopping, Partner – mit Adresse und Zeitplan.
• ✓Auch bei CMS-Websites: Formular-Dienste, Mailversand (SMTP-Zugang des Systems), CRM-Anbindung, Buchungs- oder Terminwerkzeuge – jeweils Konto, Zugangsdaten und Ort der Konfiguration.

7. Recht und Vertrag

Lesen Sie den Vertrag, bevor Sie kündigen. Wie Sie Fristen finden und richtig kündigen, steht im Ratgeber Agenturvertrag kündigen. Ein passendes Schreiben finden Sie bei den Musterschreiben.

• ✓Kündigungsfrist und Laufzeit: Wann endet der Vertrag, und verlängert er sich automatisch?
• ✓Nutzungsrechte: Welche Rechte haben Sie an eigens entwickeltem Code, Design und Texten?
• ✓Herausgabe: Muss die Agentur Code, Daten und Zugänge herausgeben – und in welcher Form?
• ✓AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO: Verarbeitet die Agentur personenbezogene Daten, etwa Bestellungen oder Kundenkonten, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• ✓Löschung oder Rückgabe: Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss die Agentur nach Ende der Leistung personenbezogene Daten löschen oder zurückgeben – nach Wahl des Auftraggebers. Fordern Sie eine Bestätigung an.
• ✓Offene Rechnungen: Klären Sie strittige Posten vorher. Hilfe dazu im Ratgeber Rechnung prüfen.

8. Dokumentation

Gute Dokumentation spart der neuen Betreuung Tage. Fragen Sie nach:

• ✓Systemübersicht: Version des Systems, installierte Erweiterungen, Server, angebundene Dienste.
• ✓Eigene Anpassungen: Was wurde wo und warum geändert?
• ✓Betrieb: Wie laufen Updates, Backups und Deployments? Was ist bei Störungen zu tun?
• ✓Bekannte Probleme: offene Fehler, Workarounds, aufgeschobene Updates.
• ✓Ansprechpartner: Wer hat welche Teile gebaut, und welche externen Dienstleister sind beteiligt?

Fehlt die Dokumentation, ist das kein Grund, beim alten Dienstleister zu bleiben. Wer Zugang zu Code und Server hat, kann sie nachträglich erstellen.

Reihenfolge des Wechsels ohne Ausfall

Die Reihenfolge entscheidet, ob der Wechsel ruhig verläuft. Kündigen kommt erst an fünfter Stelle, Passwörter ändern Sie erst nach der Übergabe – wer sie vorher erneuert, kann die Übergabe blockieren, weil die alte Agentur dann nicht mehr an das System kommt:

1. 1Neue Betreuung testenGeben Sie der neuen Agentur oder dem neuen Dienstleister eine echte Aufgabe, solange die alte noch zuständig ist. So sehen Sie, ob Qualität und Tempo stimmen.
2. 2Zugänge sammeln, Inventur machenGehen Sie die acht Bereiche dieser Checkliste durch. Notieren Sie für jeden Punkt Inhaber und Zugang. Was fehlt, fordern Sie jetzt an.
3. 3Backups und Code sichernZiehen Sie eine vollständige Sicherung von Dateien und Datenbank sowie eine Kopie des Repositorys – an einen Ort, der Ihnen gehört. Die neue Betreuung prüft auf einer Testumgebung, ob sich die Installation daraus wieder aufbauen lässt. Erst dann ist sie übernehmbar.
4. 4Kündigen und Herausgabe anfordernJetzt kündigen Sie den alten Vertrag – schriftlich und fristgerecht. Fordern Sie im selben Schreiben Herausgabe und Löschbestätigung an.
5. 5Übergabe begleitenDie neue Betreuung prüft, ob alles vollständig ist, solange die alte Agentur noch unter Vertrag steht. Übertragen Sie jetzt Inhaberschaften an Domain, Hosting, Lizenzen und Konten auf Ihre Firma.
6. 6Passwörter und Schlüssel erneuernNach der Übergabe ändern Sie alle Passwörter und erzeugen neue API-Keys und Composer-Keys.
7. 7Verbliebene Zugänge entziehenNach Vertragsende entfernen Sie alle verbliebenen Zugänge der alten Agentur: Server, Backend, Google-Konten, Meta, Hoster, Registrar.

Die Agentur reagiert nicht mehr, oder es brennt schon? Dann lesen Sie zuerst den Notfallplan oder Agentur reagiert nicht.

Checklisten für Ihr System

Jedes System hat eigene Stolpersteine: der Shopware Account, die Composer-Keys bei Magento, die Wawi bei JTL, das Config-Management bei Drupal. Die systemspezifischen Checklisten ergänzen diese Liste um genau diese Punkte. Ob Ihr System noch gepflegt wird, prüfen Sie mit dem Versions-Check.

Wenn Sie die Übergabe nicht allein machen möchten

Wir übernehmen Shops und CMS-Websites von anderen Agenturen. Unsere KI-Agenten lesen Code und Konfiguration ein und erstellen fehlende Dokumentation selbst. Das gibt Ihnen eine Inventur des Systems – auch wenn die alte Agentur nichts mitliefert. Nur für den Zugriff auf personenbezogene Daten schließen wir vorher einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

▶

Beim Abspielen lädt das Video von YouTube (Google).Datenschutz

Zum Testen: Die erste Wunsch-Änderung ist kostenlos, meist in 24 Stunden umgesetzt, ohne Betreuungsvertrag. Jede Änderung läuft auf einer Testumgebung, der Prüf-Agent – unser Agent, der jede Änderung vor der Freigabe testet – prüft sie, ein Mensch gibt frei.

Danach: Betreuung rund um die Uhr zur festen Monatspauschale, monatlich kündbar. Updates, Bugs und Sicherheit sind in der Pauschale, Neues läuft über Token nach Verbrauch, Upgrades und Migrationen auf Wunsch zum Festpreis. Ob sich ein Wechsel für Sie lohnt, zeigt der Agentur-Check – oder Sie sprechen mit Martin, unserem KI-Berater, unter Kontakt.